5 xu hướng tổ chức cuộc họp hiệu quả

Dưới đây là 5 xu hướng được nhiều doanh nghiệp đánh giá là bí quyết tạo nên cuộc họp hiệu quả.

Hội họp du lịch

Phổ biến tại Việt Nam vào khoảng năm 2008, travel meeting đã trở thành khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực tổ chức hội thảo. Đây là hình thức hội họp kết hợp giữa hoạt động khen thưởng, kết nối nhân sự (team building) với trải nghiệm điểm đến mới (destination).

Ưu điểm của loại hình này là có thể tổ chức một cuộc hội thảo kết hợp du lịch, khen thưởng nhân viên từ vài trăm đến vài nghìn người với mức chi tiêu vừa phải. Nhiều cuộc khảo sát đã chứng minh du lịch hội thảo luôn nhận được sự hài lòng, biết ơn từ toàn thể nhân sự tham gia. Nhờ vậy, mức độ thành công của các cuộc họp, hội thảo du lịch luôn đạt tỷ lệ cao hơn các cuộc họp, hội thảo thông thường.

Leo núi Minh Đạm do The Grand Hồ Tràm Strip tổ chức miễn phí là hoạt động team building mà doanh nghiệp có thể tận dụng để tối ưu chi phí.

Tùy đặc điểm địa phương, các cuộc họp sẽ kết hợp hoạt động du lịch phù hợp: đi rừng, tắm biển, chèo thuyền, leo núi. Trong ảnh là hoạt động team building thể thao tại The Grand Hồ Tràm Strip.

Hội thảo nghỉ dưỡng

Cái tên nghỉ dưỡng đã nói lên mức độ cao cấp của dịch vụ này. Có thể nói, leisure meeting (nghỉ dưỡng kết hợp hội nghị) là hình thức cao cấp nhất trong loại hình hội thảo du lịch bởi thành phần tham dự đều là những nhân vật cấp cao, nên từ địa điểm họp, nghỉ ngơi đến trải nghiệm cảnh quan đều chú trọng đạt chuẩn từ 5 sao.

Với 3 đặc tính nổi trội là thư giãn tuyệt đối, thư giãn khép kín, thư giãn đẳng cấp, leisure meeting được xem là bảo chứng thành công cho bất kỳ cuộc hội họp căng thẳng, khó nhằn nào.

Trung tâm hội nghị The Grand Ballroom với sức chứa 1.800 người.

Một trong những địa điểm nổi tiếng về leisure meeting của Việt Nam gần đây là The Grand Hồ Tràm Strip. Tọa lạc trên bãi biển hoang sơ dài 2,2 km, khu nghỉ dưỡng phức hợp quy mô lớn này có khu trung tâm hội nghị với trang thiết bị hiện đại cùng sức chứa 1.800 người, các tiện ích giải trí cao cấp, 10 nhà hàng Âu-Á, sân golf mini Putt-Putt 18 hố, rạp chiếu phim 2D và 3D, trung tâm trò chơi điện tử, khu vui chơi trẻ em, phòng karaoke gia đình, khu VIP riêng biệt cùng nhiều hoạt động giải trí đa dạng ngay trên bãi biển.

Trải nghiệm hoạt động giải trí đa dạng tại The Grand Hồ Tràm Strip.

Hội họp kết hợp thể thao

Cũng thuộc hình thức hội họp du lịch, sport meeting là chương trình hội họp kết hợp các hoạt động thể thao, giải trí cao cấp như: golf, squash, tennis, lướt ván, chèo thuyền kayak, lái jet ski trên biển, leo núi địa hình...

Ở nước ngoài, các cuộc họp thể thao thường có chi phí đắt đỏ tùy thuộc vào dụng cụ, thiết bị, việc di chuyển và mức độ đảm bảo an toàn cho người tham gia. Tại Việt Nam, mô hình này tuy mới bắt đầu manh nha nhưng hứa hẹn nhanh chóng trở thành trào lưu nhờ lợi thế nhiều địa điểm, cảnh quan phong phú, thích hợp triển khai nhiều môn thể thao với chi phí thấp.

Máng trượt nước Dragon Slide tại The Grand Hồ Tràm Strip.

Hội họp trực tuyến

Thời đại kỹ thuật số khiến các cuộc họp trở nên dễ dàng hơn. Là trào lưu trong vài năm trở lại đây, hội họp trực tuyến (technology meeting) thông qua các phương tiện kỹ thuật số dự kiến vẫn tiếp tục được yêu thích.

Ưu điểm của cuộc họp trực tuyến là có thể kết nối đa điểm một nhóm họp lên đến trăm người từ mọi nơi, khả năng truyền hình trực tiếp với đa dạng âm thanh và hình ảnh. Tuy nhiên, điểm trừ của loại hình này là chi phí đầu tư cao, cộng thêm thói quen hội họp truyền thống đã ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp nên xu hướng này dù được yêu thích nhưng vẫn chưa phổ biến tại Việt Nam.

Họp workshop (workshop meeting)

Mang tính hướng nghiệp, có tính thời sự hoặc chủ đề cụ thể, mô hình workshop điển hình thường có chủ đề và mục tiêu rõ ràng, đưa ra vấn đề cần giải quyết hay các quyết định đã qua thực nghiệm, nghiên cứu.

Ưu điểm của loại hình này là: địa điểm và hình thức tổ chức đa dạng nhằm tạo ra nhiều chất xúc tác, tạo ảnh hưởng lẫn hứng thú đến người tham gia. Các không gian như shop, quán cà phê, boutique… thường được chọn vì thiết kế thân thiện, dễ kết nối, mang đến cảm hứng sáng tạo. Điểm hạn chế của loại hình này là chỉ tập hợp được nhóm nhỏ những người yêu thích, tham gia tích cực hoặc có liên quan đến công việc chủ đề.

•